La Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER) ha analizado el impacto de la puesta en marcha de la Ventanilla Única de Inversión (VUI), durante una ponencia realizada en el marco del Expocontact 2024. Un proyecto pionero que ha posicionado al país costarricense como referente de la administración electrónica, en América Latina.
El acto ha contado con la participación de Wilford Zamora, Director de VUI, y Johnny Guillén, Implementador de soluciones, ambos de PROCOMER, acompañados por Enrique Bermudo, Solution Advisor de AuraQuantic. Bajo el título, “Impulsando la experiencia del cliente sin código: Caso de éxito de la Ventanilla Única de Inversión (VUI) con PROCOMER”, los tres ponentes han abordado el proceso de gestación de este proyecto de transformación digital, en el que han participado un total de 38 instituciones nacionales como el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) o el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT).
La VUI es una plataforma digital diseñada con la tecnología No Code y BPMS —en inglés, Business Process Management Suite— de AuraQuantic, utilizada para automatizar, centralizar y agilizar los trámites de obligado cumplimiento para las empresas interesadas en instalarse en Costa Rica y desarrollar su actividad económica. Antes de su puesta en marcha, la mayoría de las gestiones administrativas se llevaban a cabo con una solución muy limitada para desarrollar procesos. No obstante, “se lograron superar estos obstáculos y promover la innovación”, ha explicado Zamora durante la presentación. En concreto “la VUI es una solución de autogestión para automatizar trámites, digitalizar y gestionar la actividad documental, integrar diferentes bases de datos y aplicaciones, e incorporar en los procesos a funcionarios, proveedores y clientes”.
Los trámites digitalizados abarcan el Permiso Sanitario de Funcionamiento, el Certificado de Uso de Suelo, la Patente o Licencia Comercial, el Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo y la inscripción ante el Registro Único Tributario del Ministerio de Hacienda.
Además, la VUI ha simplificado la gestión de otros trámites como la Autorización y Registro de Tanques Fijos para Autoconsumo de Combustible. Asimismo, ha reemplazado la herramienta utilizada por la Oficina de Leyes y Decretos, adscrita a la Presidencia de la República de Costa Rica. Por este ente público, transitan todas las leyes promulgadas en el Congreso, así como los decretos emitidos por la Presidencia y documentos relacionados con la revisión de acuerdos. De manera que la VUI es utilizada diariamente por el personal que forma parte de los 21 ministerios del Gobierno de Costa Rica.
La digitalización de todos estos trámites para agilizar el inicio de actividades empresariales ha generado importantes beneficios, tanto a nivel institucional como para el personal funcionario. Entre ellos destacan la reducción de tiempos en el procesamiento de datos, la mejora de la trazabilidad de los procesos y la eliminación del uso de papel. Estos avances, a su vez, han favorecido considerablemente la interoperabilidad entre administraciones, fortalecido el control y la seguridad en cuanto a la integridad e inalterabilidad de la documentación aportada por los ciudadanos, y promovido la transparencia.
Por otra parte, los empresarios han reducido los desplazamientos requeridos para realizar gestiones burocráticas, se ha incrementado su nivel de satisfacción con respecto a los servicios ofrecidos y habilitado un sistema de comunicación bidireccional entre ellos y la administración pública.
En 2024 está proyectada la incorporación de nuevos trámites a la VUI, incluyendo el Certificado Veterinario de Operación, otorgado por el Servicio Nacional de Salud Animal. Según ha detallado Zamora, “el plan es automatizar una media de 25 trámites con carácter anual hasta 2026”. De forma paralela, se está “trabajando en colaboración con una entidad del Ministerio de Comercio Exterior para optimizar 24 trámites”.
Por último, cabe destacar que la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) ha iniciado conversaciones con los responsables de la VUI con el objetivo de incorporar las mejores prácticas identificadas por el organismo intergubernamental, en el funcionamiento y desarrollo de la plataforma digital. Del mismo modo, se pretende que los responsables del proyecto de la VUI compartan las buenas prácticas implantadas, para que puedan replicarse en otros servicios de ventanilla única similares en Latinoamérica. En esta misma línea, durante la ponencia realizada en la 19º edición del Expocontact, los representantes de la VUI informaron que diversas instituciones gubernamentales de Colombia, República Dominicana, El Salvador y otros países han manifestado un gran interés por el proyecto.
